Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Kurz gesagt: Mit einem DMS ist es möglich, digitale Akten rechtssicher zu führen, wiederzufinden und zu archivieren. Es unterstützt die Nutzer außerdem bei typischen wiederkehrenden Prozessen im Verwaltungsalltag. Diese können und sollen dann vollständig innerhalb der digitalen Welt durchgeführt werden. Ein gutes DMS ist entsprechend auch immer ein Aufgabenmanagementsystem.
Ein DMS hilft dabei, Entscheidungswege zu befolgen und die Entstehung von Entscheidungen transparent und revisionssicher zu dokumentieren. Durch eine zentrale Dokumentenablage können alle Mitarbeitenden jederzeit auf die Dokumente, Vorgänge und Akten zugreifen. Das gilt auch dann, wenn Kolleginnen oder Kollegen abwesend sind oder die TU verlassen haben. Gleichzeitig sorgt ein Rechte- und Rollensystem für die notwendige Vertraulichkeit, z.B. bei personalisierten Informationen.
Einen kurzen Einblick, wie das konkret aussehen kann, gibt folgendes externes Produktvideo: https://www.youtube.com/watch?v=Jnywkt_gA_g
TU Hamburg
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