Fragen Sie sich doch einmal, wie oft Sie Dokumente oder ganze Akten benötigen, bei denen Sie nicht genau wissen, wo oder bei wem sie sich befinden. Wieviel Zeit verwenden Sie darauf, diesen Dokumenten hinterher zu telefonieren? Und dann befinden sie sich vielleicht bei der Kollegin auf dem Schreibtisch, die gerade ihren Urlaub angetreten hat. Oder die Dokumente sind (ausschließlich) im persönlichen Laufwerk eines Kollegen abgelegt, an den Sie zunächst gar nicht gedacht hatten. 

Wäre es nicht hilfreich, wenn die Akten allen Mitarbeitenden, die sie benötigen, gleichzeitig zur Verfügung ständen? Oder wenn man alle vorhandenen Dokumente nach einem bestimmten Stichwort durchsuchen könnte? Und wenn man zu einem Dokument automatisch den Kontext mitgeliefert bekäme, zu dem man in der analogen und hybriden Welt eigentlich wieder jemanden telefonisch um Rat fragen müsste? 

Oder stellen Sie sich die folgende Frage: Wie oft bringen Sie einen Prozess auf den Weg, der am Schluss wieder zu Ihnen zurücklaufen soll? Und wie oft warten Sie endlos auf diesen Rücklauf - meistens genau dann, wenn es eigentlich eilt? Und wie oft passiert es, dass trotz Umlaufmappe Schritte ausgelassen wurden?

Wäre es nicht hilfreich, wenn man jederzeit prüfen könnte, welche Stationen der Prozess schon durchlaufen hat? Und wenn es ein System gäbe, das Vertretungsregelungen automatisch anwendet, falls sich verantwortliche Kolleg*innen um die Bearbeitung nicht kümmern können? 

Wie oft haben Sie schon neuen Kolleginnen oder Kollegen Abläufe erklärt? Und wie oft haben diese lange handschriftliche Notizen verfasst? Und wie oft mussten Sie dies wiederholen, weil die Mitschriften nicht zentral zugänglich waren?

Wäre es nicht hilfreich, wenn bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender die Prozesse im Arbeitsumfeld digital dokumentiert wären und mittels Testläufen veranschaulicht werden könnten? Und wenn man die Erklärungen auch im Home-Office abrufen könnte?

Wenn Sie diese Fragen mehrheitlich mit Ja beantwortet haben, dann wird Ihnen ein DMS viel Zeit, Arbeit und Nerven ersparen. Denn genau diese Unterstützung kann ein DMS leisten. Und noch mehr: Es hilft uns bei der Erstellung und Befolgung von standardisierten Prozessen. Es übernimmt die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten ebenso wie die Entsorgung von Akten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Es erlaubt vor allen Dingen eine rein elektronische Dokumentenbearbeitung vom Anfang bis zum Ende eines Prozesses - ohne Medienbrüche.