In diesen FAQs wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich mitgemeint, soweit es für die Aussage erforderlich ist.

1.     Wann muss ein Honorar- oder Werkvertrag geschlossen werden?

Alle Arbeitsleistungen, die im Rahmen der Erledigung von Aufgaben der Universität - ein­schließlich Drittmittel geförderter Forschungsvorhaben - anfallen, sind grundsätzlich durch angestellte Mitarbeiter der Universität zu erbringen. Sollen kurzfristig und unterstützend Leistungen erbracht werden, die von Beschäftigten der TUHH nicht übernommen werden können, muss auf  einen Honorar- oder Werkvertrag zurückgegriffen werden.
 

2.     Unterschied zwischen Honorarvertrag und Werkvertrag:

3.     Was sind die Kennzeichen einer selbstständigen Tätigkeit?

• Die Auftragnehmer sind nicht in den Arbeitsbetrieb der TUHH integriert und arbeiten außerhalb der Räume der Universität.
• Auftragsinhalte dürfen keine Tätigkeiten sein, die von Beschäftigten der TUHH durchgeführt werden bzw. könnten. Sozialversicherungsrechtlich wird dann davon ausgegangen, dass es sich in diesem Fall bei dem Honorar- oder Werkvertrag ebenfalls um eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung handelt, wenn Auftragnehmer als Angestellte auf demselben Arbeitsgebiet an der TUHH tätig sind oder zuvor tätig waren.
• Der Auftragnehmer ist bei der Herstellung des Werkes / Erbringung der Leistung nicht an die Weisungen der TUHH gebunden. Trotzdem gilt Folgendes: die TUHH trifft per Vertrag konkrete Vereinbarungen in Bezug auf die Eigenschaften des Werkes / Erbringung der Leistung. Der Auftragnehmer ist jedoch frei in der Ausführung der Erfüllung des Vertrages, d. h. es ist ihm überlassen, wie und wann er arbeitet, solange der Vertrag erfüllt wird.
• Der Auftragnehmer ist  daher nicht zur Einhaltung vorgegebener Arbeitszeiten verpflichtet und kann Dritte zur Erfüllung des Vertrages hinzuziehen, allerdings nur nach schriftlicher Genehmigung der TUHH.

Sozialversicherungsfrei oder –pflichtig?
Liegt eine Scheinselbständigkeit vor?

• Der Auftragnehmer muss bei der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtung selbständig tätig sein und darf nicht in den Betrieb der Universität integriert sein bzw. werden.
• Sollte sich nach Erfüllung des Vertrages herausstellen, dass der Auftragnehmer doch sozialversicherungspflichtig ist, muss die TUHH auf seine Vergütung sowohl Lohnsteuer als auch die gesamten Sozialversicherungsbeiträge entrichten.
• Der Auftragnehmer kann nachträglich nicht mehr selbst zu der Entrichtung der obigen Beiträge verpflichtet werden. Daher ist unbedingt vor Abschluss des Vertrages zu prüfen, ob die beantragte Tätigkeit selbstständig ist. 

4.     Mit wem muss ein Honorar- oder Werkvertrag abgeschlossen werden?

Der Vertrag wird zwischen der TUHH und einem selbständigen Einzelunternehmer geschlossen. Verwendung finden die Verträge u.a. bei:

• Forschung und Wissenschaft, z.B. Beauftragung von Studien
• Beratungsberufe, z.B. bei Durchführung eines Projekts, also Unternehmensberater, Steuerberater, Coaches, Trainer
• Architekten, Anwälte, Journalisten
• Sachverständige und Gutachter, z.B. Erstellung eines Gutachtens
• Sonstige

Bitte sprechen Sie das Ref. 74 an, um Details zu besprechen.

5.     Mit wem darf kein Honorar- oder Werkvertrag geschlossen werden? (Lesen Sie bitte auch Frage 3 Sozialversicherungsfrei oder –pflichtig? Liegt eine Scheinselbständigkeit vor?)

Mitarbeiter und ehemalige Mitarbeiter, die mit Arbeiten beauftragt werden sollen, die inhaltlich in Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit an der TUHH stehen oder standen, denn sozialversicherungsrechtlich wird davon ausgegangen, dass es sich ebenfalls um eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung handelt.

Der Auftragnehmer muss bei der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtung selbständig tätig sein und darf nicht in den Betrieb der Universität integriert sein bzw. werden. Da es gegen eine selbstständige Tätigkeit spricht, wenn der Auftragnehmer in den Arbeitsbetrieb der TUHH eingebunden ist, darf er grundsätzlich nicht in den Räumen der Universität arbeiten.

6.     Muss auch bei den Verträgen das Vergaberecht beachtet werden?

Ja.

Bei der Verwendung von Haushaltsmitteln gilt:

• bis 4.999,99 € netto: ist ein Angebot ausreichend.
• ab 5.000,-- € netto: es sind 3 Vergleichsangebote einzureichen. Liegen weniger als 3 Angebote vor, bedarf es einer ausführlichen Begründung. Bitte dokumentieren Sie die Art und Weise der Recherche zur Angebotseinholung und warum nicht die gesetzlich vorgegebene Anzahl an Angeboten eingeholt werden konnte.

Bei der Verwendung von Drittmitteln gilt:

• bis 999,99 € netto: ist ein Angebot ausreichend.
• ab 1.000,-- € netto: es sind 3 Vergleichsangebote einzureichen. Liegen weniger als 3 Angebote vor, bedarf es einer ausführlichen Begründung. Bitte dokumentieren Sie die Art und Weise der Recherche zur Angebotseinholung und warum nicht die gesetzlich vorgegebene Anzahl an Angeboten eingeholt werden konnte.

7.     Was muss ich tun um einen Honorar- oder Werkvertrag auf den Weg zu bringen?

Bitte in chronologischer Reihenfolge:

1.     Leistungsbeschreibung (Beschreibung der auszuführenden Arbeiten)

2.     Einholung der Angebote (zzgl. Begründung bei weniger als 3 Angeboten)

3.     Die Bedarfsmeldung für freie Mitarbeit ausfüllen

8.     Muss bei einem Honorar- oder Werkvertrag ein Einkaufswagen im SRM angelegt werden?

• Ja. Sie legen einen Einkaufswagen in SRM an, laden die Leistungsbeschreibung, die Angebote, die Bedarfsmeldung und die Begründung im System hoch.
   
• Beinhaltet das Angebot mehrere Positionen bzw. soll die Zahlung in Teilbeträgen erfolgen, geben Sie bitte entsprechend mehrere Positionen in Ihren Einkaufswagen ein.
   
• Als eindeutigen Hinweis vermerken Sie bitte in der Infonotiz, dass es sich um einen Honorar- bzw. Werkvertrag handelt.

9.     Was passiert nach der Eingabe meines Einkaufswagens in SRM?

• ab 500,-- € netto, erfolgt der Genehmigungsworkflow i. d. R. über das Ref. 72.
• Ref. 74 prüft den Vorgang und erstellt den Vertrag.
• Der fertige Vertrag wird Ihnen zur Prüfung und Unterschrift weitergeleitet.
• Das Formular „Umsetzung zur Mitteilungsverordnung“ muss vom Auftragnehmer ausgefüllt und unterschrieben werden.
• Der Vertrag und die „Umsetzung zur Mitteilungsverordnung“ werden an das Ref. 71 gesendet, als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.

10.  Wie und wann erhält der Auftragnehmer sein Geld?

Die Auszahlung der vereinbarten Vergütung  kann nur auf der Grundlage einer spezifizierten Rechnung erfolgen, aus der der Umfang der erbrachten Leistungen ersichtlich ist. Folgende Angaben müssen auf der Rechnung aufgeführt sein:

• Die vollständigen Adressen des Auftragnehmers und der TUHH.
• Als Bezug muss der Hinweis auf den Honorar- bzw. Werkvertrag mit der spezifischen VOL-Nummer (46000 . . .) erfolgen. Diese findet der Auftragnehmer auf der letzten Seite des Vertrages.
• Die Rechnung muss eine Rechnungsnummer und die Steuernummer des Auftragnehmers enthalten. Ggf. muss die Umsatzsteuer ausgewiesen sein.
• Teilzahlungen müssen vorab geklärt und in den Vertrag mit aufgenommen werden.
• Bei Werkverträgen hat zusätzlich innerhalb von 2 Wochen die schriftliche Abnahme der Arbeiten entsprechend der Leistungsbeschreibung durch den Fachverantwortlichen zu erfolgen.

11.  Wann darf ein Auftragnehmer mit seiner Arbeit beginnen?

Erst wenn alle 3 Unterschriften geleistet wurden. Unterschrieben wird der Vertrag vom Ref. 74, dem PSP-/Kostenstellenverantwortlichen und dem Auftragnehmer.

12.  Darf der Vertrag digital unterzeichnet werden?

Nein. Alle Parteien müssen im Original unterzeichnen.
Ein Scan geht per Mail danach an das Ref. 74.

13.  Muss aus dem Angebot des Auftragnehmers hervorgehen ob er umsatzsteuerpflichtig ist oder nicht?

Ja. Die Umsatzsteuer muss ausgewiesen werden.

Ausnahmefälle:     Befreiung gem. § 19 UStG / Kleinunternehmer

Befreiung gem. § 18 EStG / Freiberufler

14.  Wer unterzeichnet die Verträge?

Ref. 74 , der PSP-/ Kostenstellenverantwortliche und der Auftragnehmer.

15.  Was ist zu tun, wenn sich während der Vertragslaufzeit etwas ändert?

• Bitte informieren Sie umgehend Ref. 74, sowie Ihren zuständigen Sachbearbeiter des Ref. 72  per Mail und senden Sie Ref. 74 bereits vorliegende Dokumente bzgl. einer Projektverlängerung oder sonstiger Gründe zu.
• Ref. 74 verfasst eine erforderliche Änderungsvereinbarung zum vorhandenen Vertrag, um die Änderungen auf eine rechtssichere Grundlage zu stellen. Auch hier müssen wieder alle 3 Parteien unterzeichnen.

16.  Wann muss eine Änderungsvereinbarung getroffen werden?

• Änderung der Vergütung / Arbeitsstunden
• Verlängerung des Projektes
• Änderung von Umständen, die die Arbeit des Auftragnehmers behindern oder verzögern. Beispiel: Corona-Einschränkungen

Sind Sie unsicher, ob ein änderungspflichtiger Grund vorliegt, melden Sie sich bitte beim Ref. 74.

17.  Ist der Auftragnehmer versichert?

• Nein. Der Auftragnehmer ist bei seiner Tätigkeit für die TUHH nicht gesetzlich unfallversichert.
• Der Auftragnehmer muss sich selbst und auf seine Kosten versichern. Ein Erstattung der Versicherungsbeiträge findet nicht statt.

18.  Wie werden anfallende Reisekosten abgerechnet?

Reisekosten müssen unbedingt vor Erstellung des Vertrages und der Auftragserteilung mit Ihrem Sachbearbeiter des Ref. 72 besprochen und genehmigt werden. Ob und wie Reisekosten im Einzelfall abgerechnet werden können (Zuwendungsbescheid, Mittelgeber, Antrag, Hamburgisches Reisekostengesetz), kann nur Ref. 72 beantworten.

Kontakt/ Hilfe bei Honorar- und Werkverträgen

Petra Krebs

+49 40 42878-3343

Vanessa Döhring

+49 40 42878-4098

Finanz- und Rechnungswesen

Zentraler Einkauf – Ref. 74

Schloßmühlendamm 32

21073 Hamburg

Sie erreichen uns auch per E-Mail, dazu schreiben Sie bitte an unser Funktionspostfach: beschaffung(at)tuhh(dot)de