Richtlinie der Technischen Universität Hamburg-Harburg über die Leistung von Repräsentationsausgaben

Ausgaben für Repräsentationszwecke, die durch Einrichtungen der öffentlichen Hand geleistet werden, unterliegen in besonderem Maße der kritischen Betrachtung durch die Öffentlichkeit. Die in der Wirtschaft übliche Praxis der Kontaktpflege darf in diesem, maßgeblich aus Steuergeldern finanzierten Bereich nicht als Vergleich herangezogen werden. Da sich allerdings auch die TUHH bzw. Einrichtungen der TUHH bei besonderen Anlässen gewissen Repräsentationspflichten nicht entziehen können, sind entsprechende Ausgaben (insbesondere die Bewirtung von Gästen) im Bereich der Lehre und Forschung oder auch in der Verwaltung in besonders begründeten Einzelfällen zulässig, wenn diese unter Beachtung der Grundsätze von Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit geboten sind.

In Anlehnung an Richtlinie 4.10 Abs. 5 EStR (Einkommensteuer-Richtlinie des Bundesministers der Finanzen) liegt keine Repräsentationsausgabe und keine Bewirtung vor bei Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang (wie Kaffee, Tee, Gebäck), z. B. anlässlich betrieblicher Besprechungen oder von Sitzungen akademischer Gremien der TUHH, wenn es sich hierbei um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt. Die Verwendung von Haushaltsmitteln für rein TU-interne Dienstbesprechungen bleibt auch in dieser Fallkonstellation ausgeschlossen.

Vor diesem Hintergrund gilt für Repräsentationsausgaben der TUHH folgende Regelung:

1. Haushaltsmittel für besonderen Aufwand aus dienstlicher Veranlassung in besonderen Fällen sowie für die Betreuung auswärtiger Gäste sind nur für das Präsidium (Präsident und Vizepräsidenten) veranschlagt und zulässig. Andere Mitarbeiter/-innen der TUHH, die derartige Ausgaben veranlassen wollen, bedürfen dazu eines schriftlichen Vertretungsauftrages eines der vorstehend genannten Präsidiumsmitglieder. Für Ausgaben, die von der Leiterin bzw. dem Leiter des Präsidialreferates „Veranstaltungsmanagement“ veranlasst werden, gilt regelhaft ohne Vertretungsnachweis die Vermutung, dass ein Auftrag des Präsidenten vorliegt.

2. Institute und Servicebereiche, die über freie Drittmittel bzw. Einnahmen von Dritten verfügen, können aus diesen in angemessenem Rahmen Repräsentationsausgaben leisten. Dabei können grundsätzlich nur Ausgaben zur Repräsentation und Kontaktpflege erstattet werden, deren Wirkung eindeutig nach außen gerichtet ist. Ein Indiz dafür ist die Zusammensetzung des Teilnehmerkreises, bei dem die Anzahl externer Teilnehmer überwiegen muss.

3. Repräsentationsausgaben sind stets einzeln zu belegen und nur erstattungsfähig, wenn die zweckentsprechende, wirtschaftliche und sparsame Mittelverwendung ausreichend dargestellt ist. Insbesondere müssen folgende Informationen schriftlich vorliegen:

   • der Anlass,

   • der Zweck der Veranstaltung,

   • die Notwendigkeit der Repräsentationsausgaben, reine Leistungen aus Aufmerksamkeitsgründen müssen in dem Rahmen bleiben, der durch die Einkommensteuer-Richtlinien (vgl. oben) abgesteckt ist,

   • eine Liste mit den Namen der bewirteten Personen mit Unterscheidung Universitätsmitglied oder Gast,

   • der Bewirtungsbeleg (Rechnung) im Original, der die genaue Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke enthält,

   • das Datum und den Ort des Verzehrs sowie der Rechnungsempfänger,

   • die Anschrift und die Steuernummer sowie ggf. die Bankverbindung der Gaststätte/des Caterers,

   • der Rechnungsbetrag bzw. die Höhe der Aufwendungen, die den geltenden Mehrwertsteuersatz enthalten muss.

   Die Richtigkeit des Belegs ist vom Einladenden zu unterzeichnen.

4. Die Dekanate und Forschungsschwerpunkte, die z. B. Betreuungsaufwand bei Beiratssitzungen oder ähnlichen Veranstaltungen haben, können Ausgaben unter Beachtung der in Ziff. 2 genannten Vorgaben aus den ihnen zugewiesenen Sachmitteln leisten. Ein Einsatz anderer zugewiesener Gelder (z. B. Tutorenmittel, Lehrauftragsmittel etc.) ist ausgeschlossen.

5. Institute, die über keine freien Drittmittel verfügen, sowie die Servicebereiche, können in besonders begründeten Einzelfällen auf Antrag Repräsentationsausgaben aus den zugewiesenen Mitteln für Aufwendungen aus Geschäftstätigkeit leisten. Die Entscheidung hierüber trifft der Beauftragte für den Haushalt. Dabei darf eine Betragsgrenze von 5 % der zugewiesenen Mittel p.a. nicht überschritten werden, der absolute Betrag muss sich an einer sparsamen und wirtschaftlichen Verwendung von Mitteln orientieren.

6. Repräsentationsausgaben aus Drittmitteln sind nur zulässig, wenn der Drittmittelgeber ausdrücklich zugestimmt hat. Ein Einsatz von zweckfrei zugewiesenen Spendengeldern ist zulässig, sofern keine Zuwendungsbescheinigung (Spendenbescheinigung) über die Spende ausgestellt wurde.

7. Bei der Durchführung von wissenschaftlichen Tagungen, Symposien etc. sind stets kostendeckende Beiträge zu erheben.

8. Nicht erstattet werden können

   • Aufwendungen für Trinkgelder,

   • Bewirtungskosten für Betriebsausflüge und sonstige Veranstaltungen geselliger Art (wie beispielsweise Ausflüge, Verabschiedungen, Weihnachts- oder Geburtstagsfeiern; dies gilt auch für Examens- und Promotionsfeiern),

   • Geschenke an Bedienstete der eigenen Einrichtung oder deren Angehörige,

   • die Bewirtung bei internen Besprechungen oder Dienstbesprechungen mit Vertretern anderer Landeseinrichtungen, es sei denn, Zeitpunkt und/oder Dauer sind so bemessen, dass eine moderate Bewirtung oder im Ausnahmefall auch ein Imbiss gereicht werden muss,

   • Bewirtung von Mitgliedern der eigenen Hochschule nach Probevorlesungen im Rahmen von Berufungsverfahren oder bei Antrittsvorlesungen, sofern diese über Getränke und einen Imbiss in angemessenem Umfang hinausgehen,

   • Bewirtung nach honorierten Gastvorträgen,

   • Bewirtung von Begleitpersonen.

9. Abweichungen von dieser Richtlinie bedürfen der vorherigen Zustimmung des Beauftragten für den Haushalt.

gez. Klaus Joachim Scheunert

Beauftragter für den Haushalt

Stand: Januar 2012