Der Technischen Universität Hamburg (TU Hamburg) ist ein hohes Maß an Datenschutz und Datensicherheit wichtig, insbesondere um Ihre Privatsphäre zu wahren.

In diesem Zusammenhang informiert die TU Hamburg Sie darüber, welche personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens- und Zulassungsverfahren als auch zum Zwecke des Studiums (Lehre und Forschung) und der Studierendenverwaltung, einschließlich Planung und Organisation, erhoben und verarbeitet werden.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Technische Universität Hamburg KdöR
Am Schwarzenberg-Campus 1
21073 Hamburg

Vertreten durch den Präsidenten, Herr Prof. Dr. Andreas Timm-Giel

2. Datenschutzbeauftragte/r

Externer Datenschutzbeauftragter der TU Hamburg

datenschutz nord GmbH

Konsul-Smidt-Straße 88

28217 Bremen

Web: www.datenschutz-nord-gruppe.de

E-Mail: office(at)datenschutz-nord.de

3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

a. Verarbeitungszwecke

Die TU Hamburg erhebt und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich im Rahmen der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung der die TU Hamburg unterliegt (Art. 6 Abs. 1 lit.c DSGVO), sowie der Wahrnehmung von Aufgaben, die im öffentlichen Interesse liegen, die der TU Hamburg übertragen wurden (Art. 6 bs. 1 lit. e DSGVO). Dies passiert in Verbindung mit den unten aufgeführten Gesetzen, Satzungen und Ordnungen (siehe b. Rechtsgrundlagen). Nur in Ausnahmefällen wird die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten herangezogen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Folgende Verarbeitungszwecke fallen im Rahmen eines Studiums an:

Studierendenverwaltung: Bewerbung, Immatrikulation, Erstellung und Verwaltung eines Studierendenausweises, Deutschlandsemesterticket, Erstellen von Immatrikulationsbescheinigungen, Gebührenerhebung und Rückmeldungen, Antragsmanagement (Beurlaubung, Fristen, Anerkennung etc.), Studienberatung sowie Studienfachberatung. Wobei die Bewerbung und Studierendenverwaltung über das Campusmanagement TUNE (HISinOne) der TU Hamburg durchgeführt wird.

Prüfungsverwaltung: In der Prüfungsverwaltung werden Daten zur Organisation, Durchführung von Prüfungen, als auch für die Ergebnisverwaltung und -mitteilung, Erstellung von Leistungsnachweisen und Zeugnissen im Rahmen der rechtlichen Vorgaben verarbeitet.

Kommunikation: Des Weiteren werden personenbezogenen Daten für die hochschulinterne Kommunikation, zum Beispiel Anlegen eines Datensatzes im Bibliotheksmanagementsystems, Bibliotheksanmeldung, sowie für die Einführung, Prüfung, Betreuung und Wartung von IT-Systemen und deren Anwendungen genutzt.

Stipendienangelegenheiten: Zur Überprüfung der formalen Voraussetzungen als auch zur Stipendienverwaltung werden personenbezogene Daten verarbeitet.

Auslandsstudium: Das Department International Affairs erhält im Rahmen der Online-Bewerbung auf Austauschplätze bzw. Stipendien für Auslandsaufenthalte (Online-Formular und Online Bewerbungsunterlagen über Mobility-Online) sowie im Falle der Zusage und Annahme des angebotenen Austauschplatzes bzw. Stipendiums erhobenen personenbezogenen Daten dienen der Bestätigung des Bewerbungswunsches, der Austauschplatz- bzw. Stipendienvergabe und der administrativen Abwicklung des Auslandsaufenthaltes bzw. Stipendiums.

Die Pflichtangaben sind für die gültige Online-Bewerbung auf Austauschplätze bzw. Stipendien für Auslandsaufenthalte und damit die Berücksichtigung bei der Austauschplatz- bzw. Stipendienvergabe sowie im Falle der Zusage und Annahme des angebotenen Austauschplatzes bzw. Stipendiums für die administrative Abwicklung erforderlich. Ohne die Pflichtangaben kann die Bewerbung nicht im Austauschplatz- bzw. Stipendienvergabeverfahren berücksichtigt werden. Im weiteren Verlauf kann die Bewerbung ohne Eingabe der Pflichtangaben im Falle der Zusage und Annahme des angebotenen Austauschplatzes zudem nicht an der Partnerhochschule nominiert werden, was eine zwingende Voraussetzung für den Antritt des Auslandsaufenthalts ist; im Falle der Zusage und Annahme des angebotenen Stipendiums kann dieses ohne Pflichtangaben nicht ausgezahlt werden.

Weitere Angaben sind freiwillig. Sollten Sie Ihre Einwilligung zu zusätzlichen Verarbeitungen in den entsprechenden Mobility-Online- Schritten (z.B. Vernetzung der Studierenden mit gleichem Aufenthaltsziel, Datenfreigabe für International Office-Weltkarte, Bereitschaft zur Teilnahme an Informationsveranstaltungen des International Office, …) gegeben haben, so erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten (Name, Vorname und E-Mailadresse) nur zu diesem Zweck.

Benutzerverwaltung IT-Systeme: Die TU Hamburg nutzt die erhobenen Daten, um Systemzugänge (TUNE, E-Mail-Adressen) zu steuern. Des Weiteren werden die Daten zur Nutzung der zentralen Informationstechnologie (IT)-Systeme, -Dienste, Angebote und Serviceleistungen der Campus IT für die Dauer Ihres Studiums verarbeitet. Insbesondere zur Erstellung und Verwaltung Ihrer zentralen Benutzerkennung (campusID), Betreuungs- und Wartungsdienstleistungen der Campus IT, Bereitstellung eines persönlichen E-Mail-Kontos für die Kommunikation mit der TU Hamburg, Nutzung der Netzwerkinfrastruktur, Bereitstellung von Software und zentraler Informations-, Kollaborations-, Kommunikations- und Austauschmöglichkeiten wie das E-Learning-Systeme für studien- und forschungsrelevante Materialien, Skripte, Präsentationen etc. verarbeitet.

Promotion: Die TU Hamburg verarbeitet Ihre Daten für die Bearbeitung des Antrags auf Annahme als Doktorand*in sowie zur Verwaltung und Durchführung des Promotionsverfahren.

Befragungen/Hochschulinterne Qualitätssicherung und Qualitätsentwicklung: Für Zwecke der eigenen Hochschulplanung, der Qualitätssicherung und Geschäftsstatistik verarbeiten wir Ihre Daten. Soweit wir durch Vorschriften (Hamburgisches Statistikgesetz-HmbStatG, Hochschulstatistikgesetz-HStatG) verpflichtet sind, geben wir Ihre Daten auch an andere Stellen zu dem in den Vorschriften bestimmten Zweck weiter.

Weitere Hochschulzwecke: Weitere Verarbeitungszwecke sind, wenn Sie die Angebote des Career Center nutzen, sich zu TU Hamburg-internen Veranstaltungen anmelden oder auch bei der Erstellung von Wählerverzeichnissen.

Alumni: Nach Abschluss des Studiums verarbeitet die TU Hamburg personenbezogene Daten der Exmatrikulierten zur Nachkontaktpflege ("Alumni-/Ehemaligenarbeit") nach Maßgabe der § 111 Abs. 1 HmbHG i. V. m. § 4 HmbDSG und Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e DSGVO.

b. Rechtsgrundlagen

Die Rechtsgrundlagen zur Erfüllung unserer öffentlichen Aufgaben gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e i.V.m. Abs. 3 DSGVO, § 4 HmbDSG ergeben sich aus:

• Hamburgisches Hochschulgesetz (HmbHG)
• Immatrikulationsordnung der TU Hamburg
• Geltende Prüfungsordnung des jeweiligen Studiengangs
• Datenschutzsatzung der TU Hamburg

Die Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung erfolgen aufgrund der Rechtsgrundlagen gem. Art. 6 Ab. 1 lit. c i.V.m. Abs. 3 DSGVO i.V.m.:

• Hamburgischen Statistikgesetz (HmbStatG)
• Hamburgisches Archivgesetz (HmbArchG)
• SGB V – Gesetzliche Krankenversicherung

Soweit Sie uns im Einzelfall Ihre (ausdrückliche) freiwillige Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, ist Art. 6 Abs. 1 lit.a DSGVO die Rechtsgrundlage. Haben Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird. Sie können Ihre Einwilligung auch für die Verarbeitung einzelner Daten widerrufen. Im Falle des Widerrufs dürfen die betroffenen Daten zukünftig nicht mehr verarbeitet werden und sind unverzüglich zu löschen, soweit die Verarbeitung nicht aufgrund einer anderweitigen Rechtsgrundlage zulässig ist. In dem Fall, in dem Sie Ihre Einwilligung nicht erteilen, keine Angaben machen oder Ihre Einwilligung widerrufen, entstehen Ihnen keine Nachteile. Bei Druckwerken ist die Einwilligung nicht mehr widerruflich, sobald der Druckauftrag erteilt ist. Die weitere Nutzung der erstellten Druckwerke ist bis zum Zeitpunkt des Widerrufs zulässig. Bei einer Neuauflage werden die betroffenen Daten nicht wieder in dem betreffenden Druckerzeugnis erscheinen. Soweit die Einwilligung nicht widerrufen wird, gilt sie zeitlich unbeschränkt. Zur zügigen Bearbeitung ist der Widerruf an datenschutz(at)tuhh(dot)de zu richten, oder aber im Campusmanagementsystem selbst zu deaktivieren.

4. Datenquelle und Weitergabe

Die TU Hamburg verarbeitet Daten von Studienbewerber*innen und Studierenden, die von der TU Hamburg unmittelbar im Verhältnis zu den betroffenen Personen erhoben werden (z.B. Entgegennahme und Nutzung von Bewerbungsunterlagen, etc.). Im Falle einer Bewerbung über das Dialogorientierte Serviceverfahren (DoSV) der Stiftung für Hochschulzulassung erhält die TU Hamburg Daten der Studienbewerber(-innen) gemäß (§ 4 Abs. 4, § 24 Hamburgische Verordnung über die Studienplatzvergabe (Hamburgische Studienplatzvergabeverordnung – HmbStPlVVO).

Innerhalb der Hochschule erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten im jeweils erforderlichen Umfang an die Prüfungsverwaltung, das Amt für Ausbildungsförderung, den zuständigen Fachbereich, das Rechenzentrum sowie an die Bibliothek, jeweils zur rechtmäßigen Erfüllung der dortigen Aufgaben.

Personenbezogener Daten der Studienbewerber(-innen) oder Studierenden außerhalb der Hochschule werden nur weitergegeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, die Betroffenen eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

• im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen für die Hochschulstatistik und sonstigen statistischen Zwecke, insbesondere nach Maßgabe des § 111 Abs. 8 in Verbindung mit § 4 Datenschutz-Satzung der TU Hamburg sowie nach § 6 Abs. 4 und § 8 Abs. 4 Hamburgisches Statistikgesetz (HmbStatG) an das Statistische Amt für Hamburg und Schleswig-Holstein - Anstalt des öffentlichen Rechts - (Statistikamt Nord).
• Gemäß § 4 Abs.4 § 5 Abs. 1 HmbStPlVVO
• Ihre Krankenversicherung
• Studierendenschaft
• Kooperationshochschulen
• Externe Stipendiengeber

Im Falle optionaler oder curricular verpflichtender Auslandssemester übermittelt die TU Hamburg folgende personenbezogene Daten der betroffenen Studierenden zum Zwecke der Weiterführung des Studiums an die jeweilige internationale Partnerhochschule: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht, Nationalität, Study Cycle (Bachelor/Master), Emailadresse (TU Hamburg-Account), Zeitpunkt des Aufenthalts.

Im Falle der Teilnahme an Förderprogrammen des DAAD übermittelt die TU Hamburg je nach Förderprogramm die nachfolgend aufgeführten personenbezogenen Daten der betroffenen Studierenden an den DAAD direkt beziehungsweise mit dem Mobility Tool der EU-Kommission über den Deutschen Akademischen Austauschdienst (DAAD) an die betreffenden Hochschulen: Teilnehmer ID, Mobility ID, Vorname, Nachname, Emailadresse (TU Hamburg Account), Geburtsdatum, Nationalität, Studienrichtung, höchster Bildungsabschluss, entsendende Hochschule inkl. entsendendes Land, empfangende Hochschule inkl. empfangendes Land, Dauer des Aufenthalts sowie zusätzlich bei Stipendien das Geschlecht, Studienjahr, Förderdauer, Förderhöhe, Förderart.

Hat die Partneruniversität ihren Sitz im außereuropäischen Ausland, so wird ausdrücklich darauf verwiesen, dass es in diesem Fall zu einer Datenübermittlung in ein bezgl. Des Datenschutzes unsicheres Drittland kommen kann. D.h. die Einhaltung der in der Europäischen Union gültigen gesetzlichen und rechtlichen Bestimmung kann ggf. nicht gewährleistet werden.

Externe Dienstleister, die Ihre Daten in unserem Auftrag und nur im Rahmen unserer Weisungen verarbeiten (sog. Auftragsverarbeiter), gelten datenschutzrechtlich nicht als Dritte und werden von uns sorgfältig ausgewählt und nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften vertraglich dazu verpflichtet, wirksame technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutze Ihrer Daten zu ergreifen und Kontrollen zu ermöglichen.                    

5. Speicherdauer und Datenlöschung

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer Ihres Studiums.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus der Archivordnung und der Prüfungsordnung sowie den Aufbewahrungsbestimmungen der Freien und Hansestadt Hamburg ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis dreißig Jahren.

Wenn Ihre Bewerbung auf einen Studienplatz nicht erfolgreich war, werden diese Daten sechs Monaten nach Ablauf des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Sobald die Speicherung der Daten nicht mehr zur Durchführung des Studiums erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen, werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht.

Soweit die Datenverarbeitung auf der Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, werden die Daten grundsätzlich so lange zu den jeweiligen Zwecken verarbeitet, bis Sie die Einwilligung widerrufen.

6. Ihre Rechte

• Sie haben das Recht, von der TU Hamburg Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten und/oder unrichtig gespeicherte Daten berichtigen zu lassen.
• Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung.
• Außerdem haben Sie in dem Fall, in dem als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Sie die Einwilligung gegeben haben, das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Bitte richten Sie den Widerruf an datenschutz(at)tuhh(dot)de
• Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit
• Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Rechtsvorschriften verstößt.

7. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

8. Sonstiges

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzinformation gelegentlich anzupassen, damit diese stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Funktionen und Dienste. Für die zukünftige Nutzung gilt dann die jeweils neue Datenschutzerklärung.