An der TUHH findet die Kommunikation zu einem großen Teil per E-Mail statt, deshalb ist es wichtig, dass bei Abwesenheit eines Mitarbeiters eine transparente und kontinuierliche Kommunikationskette erhalten bleibt. Das "Out Of Office" Programm wurde entwickelt, um es Mitarbeitern zu erleichtern, eine Abwesenheitsbenachrichtigung einzurichten. Die eingerichtete Abwesenheitsbenachrichtigung soll E-Mail-Anfragen an abwesende Mitarbeiter, automatisch mit einer über die Abwesenheit informierenden E-Mail beantworten.

Um solch eine Benachrichtigung auszulösen, muß es sich um eine direkt per To: oder Cc:adressierte Mail handeln, nicht um eine Mail die man per Bcc:oder als Mitglied einer Mailingliste erhält.

Abwesenheitsbenachrichtigungen an externe Mailprovider sind sehr unzuverlässig. Es gibt viele Provider, die den Empfang dieser Benachrichtigungen ablehnen oder sie als Spam einstufen. Erwarten Sie daher nicht, dass jeder, der Ihnen von außerhalb der TU eine Mail schreibt, auch eine Abwesenheitsnotiz erhält.

Wenn Sie eine Abwesenheitsbenachrichtigung per E-Mail einrichten wollen, aber keine Lust haben sich mit der Sieve-Skript Syntax oder dem SmartSieve-Programm auseinanderzusetzen, dann können Sie das Out Of Office Programm verwenden.

https://ooo.tuhh.de/

Melden Sie sich mit Ihrer TUHH-Kennung an. Sie können vorher zwischen deutscher und englischer Sprache wählen. Beim Anmelden wird geprüft, ob für Ihren E-Mail-Account bereits ein Filterprogramm aktiviert ist. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie die Webanwendung SmartSieve benutzt haben. Je nach Situation wird Ihnen eine entsprechende Mitteilung angezeigt. Haben Sie das Standart Filterprogramm der TUHH eingestellt oder haben Sie das Out Of Office Programm bereits genutzt, wird keine Meldung angezeigt. Das Out Of Office Programm wird für Sie ein neues Filterprogramm erstellen und es anschließend aktivieren. Das Filterprogramm beinhaltet die Standart Spam-Filter für E-Mails. 

WICHTIG: Bei der Verwendung des Out Of Office Programmes werden alle Ihre vorherigen Filterprogramme deaktiviert. Das bedeutet wenn Sie z.B. ein Filterprogramm zum sortieren von E-Mails in bestimmte Ordner erstellt haben, wird keine Sortierung mehr stattfinden. Verwenden Sie in so einem Fall bitte weiterhin SmartSieve. 

Nach erfolgreichem Einloggen können Sie eine Abwesenheitsbenachrichtigung anlegen. Schreiben Sie in das linke Feld die Nachricht die während Ihrer Abwesenheit verschickt werden soll. Was Sie für den Text der Nachricht beachten sollten lesen Sie hier.

Auf der Rechten Seite können Sie auswählen welche Ihrer E-Mail-Adressen während Ihrer Abwesenheit automatisch Antworten verschicken soll.

Unten rechts können Sie durch einen kleinen Schalter auswählen, ob nur an TUHH- und FHH- Absender Benachrichtigungen verschickt werden oder ob jeder Absender eine Benachrichtigung erhalten soll.

Um die Abwesenheitsbenachrichtigung zu aktivieren klicken Sie auf "aktivieren". Das wars, jetzt können Sie in den Urlaub fahren! 

Um störend viele Urlaubsbenachrichtigenungen, Kreisläufer, PingPong und ähnliche Mailprobleme zu vermeiden erhält jeder Absender nur einmal eine Benachrichtigung innerhalb von 3 Tagen von Ihnen, egal wie viel Mails er Ihnen schickt!

Vergessen Sie nicht, Ihre Abwesenheitsbenachrichtigung auch wieder zu deaktivieren wenn Sie wieder anwesend sind, da dies nicht automatisch erfolgt.

Falls Sie die Abwesenheitsbenachrichtigung aktiviert haben und nicht zufrieden mit ihrem Nachrichtentext sind, können Sie auf Bearbeiten klicken um Änderungen vorzunehmen. Im Bearbeitungsmodus bleibt die Abwesenheitsbenachrichtigung aktiv.

Wenn Sie den Nachrichtentext geändert haben wird bei der nächsten Mail des Absenders wieder sofort eine Antwort verschickt, die 3 Tage Frist beginnt erneut.