Was beim Schreiben einer Abwesenheitsnotiz bedacht werden sollte:

• "Ich bin von dann bis dann im Urlaub auf Sylt"

  Der als nett angenommene Absender wird darüber informiert, wann Sie nicht da sind. Aber ist er wirklich nett? Sie können gar nicht steuern, wer alles Ihre Abwesenheitsnotiz erhält. Und eine bessere Gelegenheit für einen bösen Absender, um zu diesem Zeitpunkt einen Einbruch in Ihr Büro oder sogar Ihr Zuhause zu planen, wird es vermutlich nicht geben.

• Stellvertreter und Rufnummernlisten

  Wenn interne Strukturen in der Abwesenheitsnotiz einfach so offen gelegt werden, freut das jeden Spammer, Vertriebsbeauftragten, Headhunter oder aufdringlichen Studenten. Erfahren sie doch so ganz einfach und ohne großen Aufwand, wen sie noch alles anschreiben oder anrufen können.

• Social-Engineering-Angriffe

  Abwesenheitsnotizen mit zu vielen Details können Außenstehenden viele Informationen über Sie und Ihr Arbeitsumfeld geben. Das erlaubt es, gegenüber Kollegen und Nachbarn interne Kenntnisse vorzugaukeln.

  Erwähnen Sie z.B. in Ihrer Abwesenheitsnotiz, dass Sie Urlaub auf Sylt machen, kann nun ein Angreifer dies nutzen, indem er sich am Telefon meldet mit "XYZ ist ja gerade auf Sylt, ich soll nun für Ihn das und das tun, können Sie bitte mal das Anwendungspasswort ABC zurücksetzen/ mir Auskunft über Vorgang DEF geben?".

  Oder der Einbrecher, der vom misstrauischen Nachbarn in Ihrem Garten entdeckt wurde, kann sagen, das er Sie auf Sylt kennen gelernt hat und sie Ihn gebeten hätten, etwas in Ihrem Garten zu erledigen.

  Oder Sie erhalten nach dem Urlaub eine E-Mail, in der eine angebliche Bekanntschaft vom letzten Sylt-Urlaub eine Powerpoint-Präsentation mit Fotos schickt, bei der natürlich Makros aktiviert werden müssen, welche dann den Erpressungs-Trojaner nachladen, der Ihr Team-Laufwerk verschlüsselt.

• Spam und gefälschte Absender

  Ab und zu erhält jeder auch mal eine Spam-Mail, die nicht als solche erkannt wurde. Da für den Mail-Server dann kein Unterschied zu einer legitimen Mail besteht, wird auch die Spammail mit einer Abwesenheitsnotiz beantwortet. Der Spammer freut sich, kann er doch die Rückantwort verwerten und damit seine Adressbestände aktuell halten. Vielleicht gewinnt er sogar neue Adressen, nämlich die von Ihnen in der Notiz genannten E-Mail Adressen Ihrer Kollegen.
  Sollte der Spammer seine Absendeadresse gefälscht haben, werden Sie selbst zum Spammer, weil bisher nicht beteiligte Dritte von Ihnen Abwesenheitsnotizen erhalten.

• Kundenfreundlichkeit

  Eigentlich ist jede Abwesenheitsnotiz eine Abwälzung von Arbeit auf ihren Kommunikationspartner. Er muss etwas tun, weil Sie ihm ja gesagt haben, dass Sie nicht erreichbar sind. Das ist nicht gerade freundlich für einen Dienstleister. Denken Sie darüber nach, ob für bestimmte Aufgaben nicht entsprechende Funktionsmailadressen genutzt werden können. Warum sollte ein Kunde eine spezielle Person anschreiben, wenn er eigentlich eine bestimmten Dienst in Anspruch nehmen möchte?

• Unzuverlässigkeit

  Viele Provider lehnen den Empfang dieser Art von Benachrichtigungen ab oder stufen sie als Spam ein. Erwarten Sie daher nicht, dass jeder, der Ihnen eine Mail geschrieben hat, auch eine Abwesenheitsnotiz erhalten hat.

• Empfehlung

  Nutzen Sie für Dienste generell eine Funktions-E-Mail-Adresse und nicht die persönliche. Dies stellt die Erreichbarkeit, Vertretung und Weitergabe von dienstlich relevanten E-Mails sicher.
  Antworten Sie mit der Abwesenheitsnotiz Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse nur auf Nachrichten von TUHH-Kollegen. Die Information, ab wann Sie wieder erreichbar sind, ist ausreichend.
  Der Hinweis "Ihre Nachricht wird nicht gelesen/bearbeitet und nicht weitergeleitet" kann gegeben werden. Der Verweis auf die Funktions-E-Mail-Adresse kann gemacht werden.