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Meetingräume verwalten

Als Raum-Moderator verwalten Sie Meeting-Räume

Als Raum-Moderator*in richten Sie eigene Meeting-Räume ein und halten darin Webkonferenzen ab. Während eines Meetings nehmen Sie – zumindest am Anfang – die Rolle der Moderator*in ein und üben die weiter oben beschriebenen Tätigkeiten aus. Die folgenden Abschnitte beschreiben Ihre speziellen Tätigkeiten als Raum-Moderator*in.

So erschaffen Sie einen Meetingraum

  1. Auf dem BigBlueButton-Server loggen Sie sich mit Ihren Kerberos-Zugangsdaten ein.
  1. Sie klicken auf den Button Raum erstellen

Startraum bleibt privat

Benutzen Sie den Startraum als Basis, von wo aus Sie beliebig viele eigene Räume erstellen. Geben Sie dessen URL niemals heraus. Kommunizieren Sie stets die URLs der Unterräume.

So konfigurieren Sie einen Raum

  • Im obersten Eingabefeld vergeben Sie einen beliebigen Raumnamen
  • Im zweiten Eingabefeld lassen Sie bei Bedarf einen Zugangscode generieren. Klicken Sie dazu auf das Icon am linken Rand des Eingabefeldes. Durch den Zugangscode schützen Sie das Meeting vor unerwünschten Gästen.
  • Teilnehmer beim Betreten stummschalten Sorgt für Ruhe während des Eintreffens der Teilnehmer*innen
  • Freigabe durch Moderator bevor der Raum betreten werden kann Diese Option bewirkt:

    • Die Teilnehmer warten zunächst in einer Lobby. 
    • Der Moderator wird im Chatbereich über wartende Teilnehmer informiert.
    • Er schaltet diese dann für den Konferenzraum frei (oder lehnt deren Teilnahme ab).

  • Jeder Teilnehmer kann das Meeting starten Aktivieren Sie diese Option nur in Räumen, die mit Zugangscode geschützt sind! Jeder kann – auch ohne die Anwesenheit der Raumersteller*in/Moderator*in – den Raum betreten und das Meeting starten. Die/der Erste wird automatisch Präsentator*in. So können moderierte Gruppenarbeitsräume erstellt werden. 
  • Alle Nutzer nehmen als Moderator teil Aktivieren Sie diese Option nur in Räumen, die mit Zugangscode geschützt sind! Alle sind Moderator*innen und können sich und andere zur Präsentator*in ernennen und die Präsentationsrolle auch wieder an sich nehmen. Es kann allerdings nur jeweils eine Präsentator*in zur Zeit geben. In Kombination mit der Option “Jeder Teilnehmer kann das Meeting starten” können so Gruppenarbeitsräume erstellt werden, in denen alle gleichberechtigt sind. Allerdings muss sich die Gruppe einigen, wer jeweils gerade präsentieren darf.

Konfigurations-Beispiel: Kleines Meeting

Beispielkonfiguration für vertrauliche Gespräche in kleiner Runde, z.B. Bewerbungsgespräche, Beratungsgespräche, etc.

Erläuterungen:

  • Nur wer den Zugangscode kennt, kann den Raum betreten.
  • Die Teilnehmer müssen ihr Mikrofon selbst aktivieren.
  • Der Raum wird nach erfolgreicher Eingabe des Zugangscodes automatisch geöffnet.
  • Wer zuerst den Raum betritt, startet das Meeting.
  • Alle haben als Moderatoren relativ viele Rechte, so kann z.B. jeder den Meetingraum schließen.

Gäste, die zur falschen Zeit kommen

Bei aufeinander folgenden Terminen im gleichen Raum kann eine zum Folgetermin geladene Teilnehmer*in in ein laufendes Meeting hineinplatzen. Um das zu verhindern, können Sie aufeinander folgende Termine über mehrere Räume verteilen.

Konfigurations-Beispiel: Prüfung

Beispielkonfiguration für mündliche Prüfungen.

 

Erläuterungen

  • Zugangscodes sind nicht zwingend nötig, da die Prüflinge manuell eingelassen werden (s.u.).
  • Stummschaltung beim Betreten aufgrund der geringen Teilnehmerzahl entbehrlich.
  • Prüflinge betreten den Raum erst nach Freigabe durch die Moderator*innen (über die "Lobby"). 
  • Nur die Raumgesitzer*innen können das Meeting starten.
  • Prüflinge betreten den Raum als normale Teilnehmer*innen (nicht als Moderator'innen).

Konfigurations-Beispiel: Disputation

Erläuterungen:

  • Nur wer den Zugangscode kennt, kann den Raum betreten.
  • Die stummgeschalteten Teilnehmer*innen können ihre Mikrofone nicht selbst aktivieren (aufgrund der Zuschauerrechte, s.u.)
  • Nach erfolgreicher Eingabe des Zugangskodes wird der Raum automatisch geöffnet.
  • Nur die Raumbesitzer*innen können das Meeting starten.
  • Da alle als normale Teilnehmer*innen eingelassen werden, muss die Moderator*in Prüfer*innen und Prüfling zu Moderator*innen machen (—>So machen Sie jemanden zur Moderator*in)

Zuschauerrechte

(—> So stellen Sie Zuschauerrechte ein)

Fragen aus dem Publikum

  1. Zuschauer*innen melden sich im Chat mit ihren Fragen zu Wort. 
  2. Eine Moderator*in gibt die Fragesteller*in frei (—> So heben Sie globale Beschränkungen individuell auf) und bittet diese zu Wort.
  3. Die Fragesteller*in aktiviert ihr Mikrofon und trägt die Frage vor. 
  4. Eine Moderator*in sperrt die Fragesteller*in wieder (—> So setzen Sie globale Beschränkungen wieder in Kraft).

So teilen Sie einen Meetingraum

Für den Fall, dass Sie einmal in einer Konferenz vertreten werden müssen, ist es sinnvoll, dass Sie nicht alleinige*r Besitzer*in eines Meetingraumes sind. So empfehlen wir insbesondere Prüfer*innen, den virtuellen Prüfungsraum mit den anderen Prüfer*innen und Beisitzer*innen zu teilen.

  1. Loggen Sie sich in BigBlueButton ein
  2. Finden Sie den Raum, den Sie teilen möchten, in Ihrem BBB-Home-Bildschirm (dem ersten Bildschirm nach erfolgreichem Login)
  3. Klicken Sie auf die drei übereinanderstehenden Kreise am rechten Rand der Raum-Karte

  4. In dem sich öffnenden Menü wählen Sie die Option Zugriff verwalten
  5. Im Fenster Raumzugang teilen klicken Sie den Button Nutzer auswählen
  6. Geben Sie einige Buchstaben aus dem Namen der Person in das Texteingabefeld Suche beginnen ... ein

  7. Unterhalb des Texteingabefeldes erscheint eine Liste mit allen Namen, die diese Zeichenfolge enthalten. Falls eine Person, mit der Sie den Raum teilen möchten, nicht in der Liste auftaucht, so hat sie sich noch niemals in BBB eingeloggt. Nach einem ersten Log-In wird sie in der Liste aufgeführt werden und auswählbar sein.
  8. Klicken Sie in der Liste auf den entsprechenden Namen
  9. Wiederholen Sie die Schritte 6–8 für jede weitere Person, mit der Sie den Raum teilen möchten
  10. Klicken Sie auf den Butto Änderungen speichern

Die ausgewählten Personen sind jetzt Mitbesinder*innen dieses Raumes. Sie können den Raum starten und sind nach Betreten automatisch auch Moderator*innen.

Wenn Sie mehrere Meetingräume brauchen

  • Wenn Sie zusätzliche Räume erstellt haben, werden diese auf dem Startbildschirm neben dem Startraum angezeigt.
  • Der Button Raum erstellen ist nach wie vor vorhanden.
  • Sie können bis zu 10 Räume anlegen.

So laden Sie in einen Raum ein

Für die Einladungs-Mail brauchen Sie folgende Informationen:

  • Datum und Uhrzeit des Treffens
  • URL des BigBlueButton-Raumes —> So holen Sie den raumspezifischen URL
  • ggf. Zugangscode —> So ändern und kopieren Sie den raumspezifischen Zugangscode

So holen Sie den raumspezifischen URL

Um sicher zu sein, dass Sie Ihre Teilnehmer in den richtigen Raum einladen, gehen Sie so vor:

  • Klicken Sie den Raum an

    • Der Name des Raumes wird als Titel der Seite angezeigt
    • Der raumsezifische URL des Raumes wird im Textfeld bei Teilnehmer einladen ausgegeben

  • Klicken Sie den Button Kopieren. Mit diesem Klick wird der für diesen Raum eindeutige URL in die Zwischenablage kopiert.
  • Nun fügen Sie den URL in Ihre Einladungs-Mail ein.

So ändern und kopieren Sie den Zugangscode

Um ein Meeting vor ungebetenen Gästen zu schützen, ändern Sie das Passwort vor jeder Sitzung und geben es kurzfristig bekannt (z.B. über einen Chat-Kanal).

  1. Klicken Sie auf die drei übereinander stehenden Punkte am rechten Rand des Raumes (das Kontextmenü kann bei kleinen Bildschirmen beschnitten sein)
  2. Klicken Sie die Option Raumeinstellungen
  1. Klicken Sie auf das Icon am linken Rand des Eingabefeldes. Eine sechsstellige Zufallszahl wird erzeugt. Sie ist bis auf Weiteres der Zugangscode, der zum Betreten des Meetingraumes abgefragt wird.
  2. Markieren und kopieren Sie den sechsstelligen Zugangscode
  3. Um den Dialog zu schließen und die Änderungen zu speichern, klicken Sie nach einer Änderung des Zugangscodes klicken Sie noch den Button Raum aktualisieren. Um den Dialog zu schließen ohne zu speichern klicken Sie an beliebiger Stelle außerhalb des Dialogs (im abgedunkelten Bereich).

So schützen Sie Ihren Meetingraum vor ungebetenen Gästen

Um zu verhindern, dass Ihr Meetingraum “gekapert” wird, ändern Sie das Passwort unmittelbar nach einer jeden Sitzung und behalten es für sich.

So starten Sie ein Meeting

So schützen Sie ein Meeting vor ungebetenen Gästen

  • Normalerweise sollte ein Zugangscode, der nur den erwünschten Teilnehmer*innen bekannt ist, ausreichen —> "So ändern und kopieren Sie den Zugangscode"
  • Sie können darüber hinaus einen eigenen Raum errichten —> "So erschaffen Sie einen Meetingraum"

So bauen Sie einen Meetingraum wieder zurück

  1. Auf dem BigBlueButton-Server loggen Sie sich mit Ihren Kerberos-Zugangsdaten ein.
  2. Sie klicken auf den Button mit den drei übereinanderstehenden Punkten
  3. Im Kontextmenü wählen Sie Löschen