Warum werden manche Mails nicht weitergeleitet?

Frage: Ich habe auf dem Mailserver der TU mit smartsieve eine Mailweiterleitung (forward) an einen externen Mailprovider eingerichtet. Warum werden manche Mails an meine TU-Mailaddresse nicht dorthin weitergeleitet?

Antwort: Das Weiterleiten von E-Mails funktioniert nicht in allen Fällen zuverlässig! Weitergeleitete Mails können aus den verschiedensten Gründen verlorengehen. Insbesondere das weltweite Spamaufkommen und die damit verbundenen Probleme bei der Spamerkennung machen Weiterleitungen unzuverläßig. Das Rechenzentrum der TUHH kann daher keine Gewähr für den Verbleib von weitergeleiteten Mails übernehmen.

Wenn Mails nicht ankommen:

Überprüfen Sie bitte die Spam4 und Spam5-Ordner Ihres TU-Postfaches, ob die vermißte Mail möglicherweise dort abgelegt wurde.
Überprüfen Sie bitte die Spamordner des Postfaches, zu dem Sie weitergeleitet haben.
Überprüfen Sie bitte, ob Sie die Adresse, zu der Sie weiterleiten, korrekt angegeben haben.
Fragen Sie Leute, die Ihnen eine Mail geschickt haben, ob an sie eine Fehlermeldung zurückgeschickt wurde. Falls ja, was steht da drin?

Eine mögliche Ursache kann SPF (Sender Policy Framework) sein:

Angenommen a@tu-harburg.de habe eine Weiterleitung an b@mailprovider.de eingerichtet.
Die Domain sender.de habe einen SPF-Record veröffentlicht, mit dem sie festlegt, dass Mails mit der Absenderaddresse @sender.de nur aus Ihrem eigenen IP-Addressraum verschickt werden dürfen und Mails aus anderen Addressbereichen abzulehnen sind.
Die Domain mailprovider.de teste beim Empfang von Mails den SPF-Record der Absenderdomain und lehnt, sofern im SPF-Record so konfiguriert, Mails aus anderen IP-Addressbereichen ab.

Wenn jetzt c@sender.de eine Mail an a@tu-harburg.de sendet, passiert folgendes: Die Mail wird vom Mailsystem der TU angenommen. Anschließend versucht das System, diese an mailprovider.de weiterzuleiten. Da die Mail jetzt aber aus dem IP-Addressbereich der TU und nicht mehr aus dem Bereich von sender.de kommt, wird der Mailempfang von mailprovider.de abgelehnt. Das Mailsystem der TU wird eine Fehlermeldung an c@sender.de zurückschicken, aber die Weiterleitung hat nicht funktioniert.

Eine einfache Lösung für dieses Dilemma gibt es leider nicht. Allerdings gibt es Mailprovider, die Mails nicht auf Basis von SPF ablehnen oder wo der Benutzer selbst konfigurieren kann, ob Mails auf Basis von SPF abgelehnt werden sollen oder nicht. Das Mailsystem an der TU blockt z. Zt. noch keine Mails aufgrund von SPF, zieht dessen Einträge jedoch zur Spambewertung heran.