Thunderbird ist die Kommunikationsanwendung der TUHH. Sie verwendet im Hintergrund den E-Mailserver der TU für E-Mails und den Kommunikationsserver SOGo für Kontakte und Termine. (Zugriffsprotokolle IMAP und CalDAV/CardDAV)

Hier stehen Fragen, die in der täglichen Praxis mit Thunderbird entstehen im Vordergrund.

Die Fragen stammen von unterschiedlichen Mitarbeitern der TUHH.

Leider nein. Eine solche Funktionalität ist mit unserem Mailserver nicht möglich.

Um Mails an eine neue Mail anzuhängen, wählen Sie im ersten Schritt die Mails aus, die als Anhang versendet werden sollen. Dies tun Sie, in dem Sie die Mails in der Mailübersicht bei gedrückter Strg-Taste anklicken.

Nachdem Sie die gewünschten Mails ausgewählt haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten Mails. Es erscheint ein Auswahlmenü mit der Option „Weiterleiten als Anhänge“. Diese Option wählen Sie aus.

Es öffnet sich ein Mailfenster in dem ein Liste der vorher ausgewählten Anhänge angezeigt wird. Durch einen Doppelklick auf einen der Anhänge können diese angezeigt werden.

Thunderbird unterscheidet beim Einfügen einer Signatur die Art der E-Mail.

• Handelt es sich um eine neue E-Mail, so fügt Thunderbird die eingestellte Signatur automatisch ein.
• Auch bei einer Mail, die Sie beantworten wird Ihre Signatur automatisch eingefügt.
• Bei einer weitergeleiteten Mail jedoch, fügt Thunderbird die Signatur nicht automatisch ein. Leider bietet Thunderbird auch keine Funktion, mit der es möglich ist, eine Signatur „manuell“ in eine Mail einzufügen. In diesem Fall gibt es Abhilfe durch das Add-On „Quicktext“, welches ich in einem späteren Abschnitt vorstellen werde und dabei diese Problematik noch einmal aufgreife. 

Grundsätzlich ruft Thunderbird in regelmäßigen Abständen die Mails alle Mailkonten ab. Trifft einen neue Mail auf dem SOGo-Mailserver ein, wird das betreffende Mailkonto sofort aktualisiert.

Manchmal kommt es jedoch vor, dass man ein Mailkonto manuell aktualisieren möchte. Thunderbird bietet diese Möglichkeit an.

Um ein Mailkonto manuell zu aktualisieren, klicken Sie rechts neben der Schaltfläche „Abrufen“ in der Menüleiste am oberen Rand, auf den Pfeil nach unten. Dadurch öffnet sich ein kleines Auswahlmenü, in dem alle verfügbaren Mailkonten angezeigt werden.

Durch die Auswahl des Kontos mit der linken Maustaste aktualisiert Thunderbird das betreffende Mailkonto.

Nein. Es werden keine Mails auf dem Mailserver der TUHH gelöscht. 

Sie haben so die Möglichkeit auf alle Mails, die Sie empfangen und gesendet haben zuzugreifen. Die Organisation Ihrer Mails müssen Sie jedoch selbst organisieren. Dazu stellt Thunderbird einige Hilfsmittel bereit, wie z.B. anlegen einer Ordnerstruktur, Archivordner oder Virtuelle Ordner und Filter.

Alle Ihre Maildaten werden auf dem Mailserver gespeichert, bis Sie diese löschen. 

Eine Archivierung erfolgt nicht automatisch, sondern nur durch Sie selbst manuell. Mehr Platz auf Ihrem Mailkonto würde sich jedoch nicht ergeben, da Sie die Mails nur von einem in einen anderen Ordner verschieben und so keinen zusätzlichen Platz erhalten.

Sie haben auf dem Mailserver ein bestimmtes Platzkontingent zur Verfügung. Ist dieses ausgeschöpft werden Sie vom System aufgefordert, durch Aufräumen Platz zu schaffen.

Eine Erhöhung ist nur in sehr gut begründeten Ausnahmefällen möglich.

Die Nutzung des Mailservers als Dokumentenarchiv und/oder das Versäumnis, von Zeit zu Zeit aufzuräumen gilt dabei nicht als Grund. Dazu wenden Sie sich bitte an das User Service Center der TUHH.

Im Backup-Ordner finden Sie eine Kopie der Mails im Posteingang. Sollten Sie oder jemand anderes  versehentlich im Posteingang der Gruppenmailbox eine Mail gelöscht haben, so können Sie mit Hilfe des Backup-Ordners eine Kopie davon wiederherstellen.

Um die am häufigsten Ordner schnell in einem komplexen „Ordnerbaum" wiederzufinden bietet Thunderbird an, diese als „Favoriten“ kennzeichnen.

1. Dazu klickt man im Ordnerbaum mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den man zu seinen Favoriten machen möchte. Durch die Auswahl des Menüpunkts „Favoriten-Ordner“ kennzeichnet man den Ordner als Favorit (erkennbar am Häkchen).
   
   Damit die Favoritenordner auch angezeigt werden, benötigt man die Einstellung „Konten-/Ordneransicht“. Diese ist nicht voreingestellt, sondern muss manuell aktiviert werden.
2. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Fläche in der Menüleiste. Es erscheint ein Kontextmenü aus dem Sie die Option „Konten-/Ordneransicht“ auswählen.
   
   Am oberen Rand der „Konten-/Ordneransicht“ erscheint nun Auswahlmenü mit unterschiedlichen Ordneransichten.
3. Um die Favoriten-Ordner anzuzeigen wählen Sie die Option „Favoriten-Ordner“ aus.
   
4. Im Ordnerbaum werden jetzt nur Ihre als Favoriten gekennzeichneten Ordner angezeigt, was gerade bei einer größerne Anzahl von Ordnern hilfreich sein kann.
   

Hintergrund:

Grundsätzlich muss in Thunderbird zwischen Persönlichen Ordnern und Gruppenpostfächern (Teamordnern) unterschieden werden. Alle E-Mails, die sich in Persönlichen Ordnern befinden, sind für andere „Teammitglieder“ nicht zu sehen.

Anders ist dies bei Gruppenpostfächern. Bei diesem Kontotyp handelt es sich jedoch um geteilte Ordner. Die dort gespeicherten E-Mails können von allen Berechtigten gesehen und bearbeitet (abhängig von den jeweiligen Benutzerrechten) werden.

Möchten Sie also, gemeinsam E-Mails bearbeiten, so empfiehlt es sich dies in Gruppenpostfächern tun.

Umsetzung:

Um E-Mails mit Farben zu markieren, bietet Thunderbird die Möglichkeit Schlagwörter und eine entsprechende Farbe zu hinterlegen. 

Diese Funktion ist eine individuelle Einstellung. Das heißt, die Schlageworte und die entsprechende Farbe kann jeder nach seinen Vorstellungen vergeben. Sie werden nicht zwischen den Benutzern synchronisiert.

Möchten Sie die Schlagworte und die entsprechenden Farben in einem „Gruppenpostfach“ nutzen, dann müssen alle beteiligten Benutzer Thunderbird mit den gleichen Schlagworten und Farben konfigurieren.

Anleitung:

Über die Schaltfläche „Schlagwörter“ in der Menüleiste lassen sich die bereits hinterlegten Schlagworte auswählen und bearbeiten.

Jedem Schlagwort ist sowohl eine Aufrufnummer als auch eine Farbe zugeordnet.

Möchten Sie einer E-Mail oder auch mehreren ein Schlagwort zuweisen, so müssen Sie die entsprechenden E-Mails auswählen und aus dem Schlagwortmenü das gewünschte Schlagwort auswählen. Einer E-Mail können auch mehrere Schlagworte zugewiesen werden.

Alternativ können Sie markierte E-Mails auch mit Schlagworten versehen, indem Sie die dem Schlagwort zugeordnete Ziffer auf der Tastatur drücken.

1. Mails markieren
2. Ziffer des Schlagwortes drücken oder
3. Schlagwortmenü aufrufen (Schaltfläche Menüleiste)
4. Schlagwort auswählen

1. In der E-Mailübersicht werden die markierten E-Mails in der dem Schlagwort zugeordneten Farbe angezeigt. 
2. Darüber hinaus werden auch noch die vergebenen Schlagworte angezeigt.

Tipp:

Mit Hilfe der Thunderbird Funktion „Virtuelle Ordner“ können die markierten E-Mails automatisch in eigens dafür vorgesehene Ordner kopiert werden.

Wie man solche Virtuellen Ordner anlegt werde ich in einem späteren Abschnitt erklären.

E-Mails, die in Gruppenpostfächern gespeichert werden, können von jedem der auf dieses Postfach Zugriffsrechte hat bearbeitet werden. Thunderbird speichert alle Einstellungen auf Ihrem Rechner lokal für jeden einzelnen Benutzer ab. Dies gilt auch für die eingestellten Schlagworte. Die Einstellungen werden nicht auf dem E-Mailserver gespeichert.

Möchten Sie also im Gruppenpostfach mit Schlagworten und Farben arbeiten, so müssen Sie dafür sorgen, dass alle Benutzer mit Zugriff auf das Gruppenpostfach die gleichen Einstellungen verwenden.

Wenn die Benennung der Schlagwörter verschwindet, dann liegt das wahrscheinlich daran, dass jemand die E-Mail bearbeitet hat und dessen Einstellungen nicht mit denen der anderen Benutzer übereinstimmt.

Wird der E-Mail ein Schlagwort zugewiesen, dass bei den anderen Benutzern nicht vorhanden ist, zeigt Thunderbird kein Schlagwort für diese E-Mail an.

Kann man das anders einstellen? Wir ziehen zwar die Mails für uns immer in unseren eigenen Posteingang, in der Vertretung wäre es aber besser ich kann sehen ob und was meine Kollegin in diesem Fall schon geantwortet hat.

Thunderbird lässt sich über sogenannte „Sprachpakete“ in einer Vielzahl von Sprachen anzeigen. Möchten Sie Thunderbird z.B. in Englisch bedienen, so fügen Sie einfach das Englische-Sprachpaket zum Deutschen-Sprachpaket hinzu.

Um ein alternatives Sprachpaket einzustellen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Einstellungen
   
2. Erweitert
   
3. Sprache - Alternative Sprachen festlegen...
   
4. Wählen Sie eine Sprache zum Hinzufügen aus...
   
5. 
6. 
7. Apply and Restart / Anwenden und neu starten
   

Installieren von Wörterbüchern und Auswahl der Sprachen im Mailfenster

1. Einstellungen
   
2. Verfassen - Rechtschreibung - Weitere Wörterbücher herunterladen
   
3. Wörterbuch herunterladen
   
4. Rechtschreibprüfung - Sprache auswählen
   

Schrifteinstellungen für E-Mails fest einstellen

1. Einstellungen
   
2. Ansicht - Formatierung - Schriftarten und Farben & Reintext-Nachrichten
   
3. Verfassen - Allgemein - HTML-Optionen
   

Die Menge an Informationen die Thunderbird verwaltet macht es leider unmöglich, alle Informationen in einem Fenster anzuzeigen. Zur besseren Übersicht und schnellen Wechsel der Module sind die „Reiter“ sehr hilfreich.

Installieren und verwenden von Quicktext.

Die Frage nach dem Warum kann ich nicht beantworten. Vermutlich ist das historisch gewachsen, da E-Mail einer der ältesten Dienste im Internet ist.

Für das Problem selbst gibt es Abhilfe.

Hintergrund:

Auch in diesem Fall handelt es sich um ein Relikt aus älteren Zeiten. Die beiden Striche teilen E-Mailprogrammen mit, wo die Signatur beginnt. Um in mehrfach beantworteten E-Mails die Signatur nicht unnötig oft zu wiederholen, filtern die E-Mailprogramme die Signaturen aus den E-Mails heraus.

Die Idee war, das Netz zu entlasten und nicht durch überflüssige Wiederholungen der Signatur zu belasten. 

Die Funktion ist in der heutigen Zeit jedoch nicht mehr unbedingt notwendig, da die Funktion nur bei textbasierten E-Mails funktioniert. Heute werden aber in großem Umfang HTML-Mails (gestaltete E-Mails) verschickt. Der HTML-Standard kennt jedoch die Filterfunktion nicht und zeigt alle Signaturen in einer E-Mail mehrfach an.

Thunderbird bietet nur einfache Möglichkeiten der Gruppierung an. Über den Menüpunkt Ansicht -> Sortieren nach -> Thema / Sortierung an.