Das Rechenzentrum richtet jedem Nutzer eine persönliche Mailadresse ein. 

Diese wird üblicherweise automatisch generiert und hat falls möglich die Form vorname.nachname(at)tuhh(dot)de.

Zusätzlich kann ein Alias eingerichtet werden, wenn es benötigt wird. Die Einrichtung eines Alias kann nur manuell durch das Rechenzentrum geschehen.

Auf einem eigenen Server werden Mailinglisten verwaltet über den Mails an mehrere Nutzer gleichzeitig gesendet werden können. 

Die Erstellung einer Mailingliste erfolgt auf Kundenwunsch und muss manuell durch das Rechenzentrum erfolgen. 

Es wird ein Verantwortlicher eingetragen, der dann beliebige Nutzer hinzufügen oder entfernen kann - auch externe Nutzer mit ihren Mailadressen, sowie den Versand von Mails durch die Nutzer verwalten kann. 

Vorteil einer Mailingliste ist es, dass eine hohe Anzahl an Nutzern hinzugefügt und flexibel verwaltet werden können. 

Eingehende Mails werden an alle eingetragenen Nutzer verschickt und von ihren persönlichen Mailadressen empfangen. Mailversand erfolgt von den persönlichen Mailadressen der Nutzer und nicht von einer 'offiziellen' Mailadresse. 

Sollten Mailadressen von Nutzern nicht mehr existieren, so werden sie nach einer gewissen Anzahl von erfolglosen Zustellversuchen automatisch aus der Liste gelöscht. 

Einige Mailinglisten werden vom Rechenzentrum automatisch generiert und gepflegt, z.B. für Mitarbeiter der TU.

Gruppenmailboxen sind für kleine Gruppen von Benutzern geeignet, die gemeinsam an Emails arbeiten. Wie in einem Callcenter greifen die eingetragenen Nutzer auf ein gemeinsames Postfach zu. Wird eine E-Mail von einem der Nutzer bearbeitet, verschoben oder gelöscht, so gilt dies auch für alle anderen Nutzer. 

Es erlaubt zum Beispiel die Vermeidung von doppelten Antworten von verschiedenen Nutzern auf eine Mail. Daher ist aber eine gut abgestimmte Arbeitsweise der Nutzer notwendig. 

Gruppenmailboxen müssen manuell vom Rechenzentrum eingerichtet werden und auch manuell alle Nutzer und ihre Berechtigungen konfiguriert werden. 

Die Nutzer können mit ihren normalen Accounts zugreifen, es muss kein zusätzliches Passwort verwaltet werden. Es sind nur Nutzer mit einem TU-Account möglich, ausscheidende oder wechselnde Nutzer müssen nach Mitteilung an das Rechenzentrum manuell geändert werden. 

Der Mailversand ist für berechtigte Nutzer aber auch über die 'offizielle' Mailadresse der Gruppenmailbox möglich. 

Aufgrund von verursachten Problemen der Nutzer in der Vergangenheit, können im Postfach zwar Ordner für die Ablage / Organisation der Mails angelegt, nicht aber geändert oder gelöscht werden. Dies geschieht aber auf Wunsch durch das Rechenzentrum.

Neben den persönlichen Accounts der Mitarbeiter und Studenten, können nach Antrag auch zusätzlich Funktionsaccounts eingerichtet werden und diese können auch eine Mailadresse für die Funktion erhalten. 

Für einen Funktionsaccount gelten die normalen, vorgeschriebenen Account-Regeln. 

Dies beinhaltet zum Beispiel die regelmäßige Änderung des Passwortes. Durch Weitergabe von Login und Passwort des Accounts können auch andere Nutzer auf das Postfach und die dort abgelegten Email zugreifen. Dies können u.U. sogar Personen ohne Account an der TU sein. 

Die Berechtigung zum Zugriff kann durch einfaches Ändern des Passwortes durch den Verantwortlichen selbst neu organisiert werden. 

Ein Funktionsaccount muss von einer berechtigten Person der Organisationseinheit (z.B. DVB) per Funktionsantrag beantragt werden.

Dies kann ohne Kenntnis des Rechenzentrums geschehen und das Rechenzentrum erhält auch keinen Überblick über zugreifende Nutzer. Die Größe des Postfaches ist jedoch sehr begrenzt und keinesfalls für die Ablage von Mails geeignet.

Der Mailserver der TU bietet die Möglichkeit, per IMAP-Protokoll sog. Access Control Lists (=ACL) zu verwalten und damit unterschiedlichen Nutzern individuell verschiedene Arten von Zugriff zu einem Mailboxordner zu erlauben.

So kann man einen eigenen Ordner mit anderen Kollegen teilen. Dies wird besonders gern in Kleinteams gewünscht.

Um zu bestimmen, was ein Benutzer mit einem Mailboxordner tun und lassen darf, gibt es verschiedene „Benutzerrechte“. Mit diesen können Sie umfangreich steuern, welcher Benutzer über welche Rechte auf Ihren Mailordnern verfügen soll.

Dabei hat allein der Besitzer des Mailordners (Inhaber des E-Mailkontos) die „Hoheit“ über seine freigegebenen Ordner. Er vergibt die Zugriffsrechte zu seinen Ordnern. Sogar das Administrationsrecht kann er anderen geben.

Die Verantwortung liegt beim Mailboxinhaber. Dies muss bei der Entscheidung für die Nutzung dieser Funktionalität vorab geklärt sein. Insbesondere etwaige Wechsel des Mailboxinhabers in andere Abteilungen oder Unternehmen muss im Blick behalten werden. 

Leider unterstützt Thunderbird keine ACL-Verwaltung von Mailboxordner. Andere IMAP-Clients dagegen schon. Insbesondere  das SOGo-Webinterface (https://sogo.tuhh.de) bietet diese Funktionalität. Die so vergeben Zugriffsrechte sind natürlich für alle Mailprogramme gültig, nicht nur für die, die auch eine Verwaltung unterstützen.