Der Zugriff auf Mail-Ordner erfolgt auf unserem Server über das IMAP-Protokoll. Neben dem Recht, auf einen Ordner zuzugreifen verwaltet der IMAP-Server für jeden Nutzer eine Liste von abonnierten Ordnern.

Wie diese Liste genutzt wird, ist Sache des Mailprogramms. Thunderbird, Horde, Apple Mail und SoGO z.B. können so eingestellt werden, das diese Liste ignoriert wird und stets alle Ordner angezeigt werden, auf die man zugreifen darf. iPhone und iPad dagegen zeigen immer alle Ordner an.

Outlook dagegen kann nur abonnierte Ordner anzeigen. Deshalb muss man in Outlook nach neuen Ordnern suchen und diese ggf. abonnieren. Wie man das macht fragt man am besten die eingebaute Hilfe oder googelt nach "outlook imap ordner abonnieren".

Weiter ist zu beachten, dass die verschiedenen Mailprogramme meist einen Neustart benötigen, um neue Ordner zu entdecken.

Wenn also ein Kollege einen neuen Unterordner in einer Gruppenmailbox angelegt hat, müssen alle anderen Kollegen die auch Zugriff nehmen wollen, diesen Ordner erst abonnieren, sofern deren Mailprogramm nicht automatisch alle Ordner anzeigt.

Gleiches gilt, wenn jemand einen Ordner umbenennt oder verschiebt. Zwar werden die Zugriffsrechte beibehalten, aber der Ordnername ändert sich. Daher steht er bei den Kollegen nicht mehr in der Liste  der abonnierten Ordner.

Weiter kann es sein, dass das Mailprogramm im Büro einen im eigenen Bereich neu angelegten Ordner nicht in die Liste der abonnierten Ordner einträgt. Z.B. weil es konfiguriert ist, sowieso alle Ordner anzuzeigen.
Wenn dann das Mailprogramm auf dem Rechner zu hause anders konfiguriert ist, so dass es nur abonnierte Ordner anzeigt, fehlt dieser Ordner dort scheinbar.