1. Systemzugang

Die Anmeldung erfolgt über das TUHH-Login mit der Kerberos-Kennung und dem dazugehörigen Passwort.

Zur Noten- und Leistungsbuchung wählen Sie die Rolle „Prüfer/-in TUHH“.

Eventuell weitere angezeigte Rollen sind für das Prüfungsmanagement nicht relevant.

Bitte beachten Sie, dass die Navigation über das "Burger-Menü" oben links erfolgt.

Im Menüpunkt „Benutzer-Informationen“ können Sie eine Ihrer Rollen als Standard-Rolle festlegen, in dieser sind Sie nach dem Login automatisch angemeldet.

Die Festlegung auf eine Standard-Rolle bzw. der Wechsel ist in den verschiedenen Phasen des Semesters -insbesondere Lehr- und Prüfungsphase- sinnvoll.

Sie erfolgt über das Symbol „Stern mit Pfeil“.

Außerdem befindet sich dort der Menüpunkt "Dokumentation und Hilfe".

2. Wichtige Hinweise

2.1 Seit dem Sommersemester 2021 sind sowohl die benoteten als auch die unbenoteten Prüfungsleistungen von Ihnen in TUNE zu erfassen.

Die Angabe „Note“ bezeichnet im folgenden Text und im System sowohl die benoteten als auch die unbenoteten Prüfungen.

2.2 Im Menüpunkt “Leistungen” und der Funktion „Noten eingeben“ werden Ihnen alle Prüfungen und Studienleistungen angezeigt bei denen Sie als „Prüfer/in“ eingetragen sind.

2.3 Bei der Bewertungsart „N“ ist leider die Note 4,3 als mögliche Bewertung ausgewiesen. Diese ist gemäß ASPO in der geltenden Fassung nicht mehr zulässig. Sollten Sie irrtümlich die Note 4,3 verwenden, wird sie von Amts wegen auf 5,0 korrigiert.

2.4 Sie müssen direkt vor der Notenverbuchung die Liste aus TUNE neu ziehen um die aktuellen Daten zu bekommen, weil bei einigen Studierenden bereits ein Rücktritt durch das Prüfungsamt verbucht worden ist. Falls Sie bei der Notenerfassung mit einer Excel-Liste arbeiten wollen, sollten Sie diese Liste sehr zeitnah zu den Notenverbuchungen aus dem System ziehen. So erhalten Sie aktuelle Angaben, in denen die zwischenzeitlich verbuchten „Rücktritte“ berücksichtigt sind.

2.5 Das Prüfungsamt benötigt eine komplette Notenliste, auf der die von Ihnen benoteten Studierenden aufgelistet sind. Solche Listen sind direkt nach dem „Abschließen der Eingabe“ in der Funktion „Auftrag ausführen“ aufruf- und ausdruckbar. Bitte unterschreiben Sie die Notenliste und schicken Sie sie -ggf. über den Zweitprüfer/-in zur Unterschrift- an das Zentrale Prüfungsamt der TUHH.

2.6 Notenänderungen nachdem Sie die Erfassung abgeschlossen haben -z.B. durch die Klausureinsicht- müssen Sie dem Zentralen Prüfungsamt schriftlich mitteilen. Die Notenänderung erfolgt durch das Zentrale Prüfungsamt.

2.7 Ergebnisse mündlicher Prüfungen (ausgenommen mündlicher Ergänzungsprüfungen, siehe Nr. 2.9) buchen Sie ebenfalls in TUNE. Die Prüfungsprotokolle senden Sie mit der Notenliste an das Zentrale Prüfungsamt der TUHH.

2.8 Ergebnisse von mündlichen Ergänzungsprüfungen geben Sie nicht in TUNE ein. Sie erfassen ausschließlich das Ergebnis der vorangehenden schriftlichen Prüfung. Das Ergebnis der mdl. Ergänzungsprüfung melden Sie mit dem üblichen Prüfungsprotokoll an das Zentrale Prüfungsamt der TUHH. Die Erfassung erfolgt durch das Zentrale Prüfungsamt.

2.9 Sofern Studierende an einer Prüfung teilnehmen, die nicht auf der Liste stehen, melden Sie deren Ergebnis mit allen notwendigen Daten und unter Hinzufügung der Vorbehaltserklärung gesondert an das Zentrale Prüfungsamt. Die Erfassung dieser Ergebnisse durch Sie ist in TUNE nicht möglich.

2.10 Bei sehr vielen Prüfungsteilnehmern werden Sie in der Regel einige Zeit benötigen, um alle Noten zu erfassen. TUNE ist aus Sicherheitsgründen so eingestellt, dass nach 30 Minuten ohne Aktivität automatisch der Logout erfolgt. Aktivität bedeutet in diesem Zusammenhang das Klicken auf Buttons oder das Klicken auf und innerhalb der Navigations- oder Prüfungsbaumelemente. Läuft die Sitzung ab, ohne dass Sie die eingegebenen Noten/Bewertungen über den „Speichern“-Button gesichert haben, gehen Ihre Eingaben verloren und Sie müssen sie wiederholen! Wir empfehlen Ihnen daher, von Zeit zu Zeit auch während der Noteneingabe den „Speichern“- Button zu betätigen.

2.11 Bitte beachten Sie, dass Sie sämtliche heruntergeladenen Kandidatenlisten, gleich in welcher Form (als HTML, PDF, Excel oder CSV) gemäß Datenschutzvereinbarung umgehend wieder von Ihrem Rechner bzw. von Serverlaufwerken löschen müssen! Die Listen sind ausschließlich im Rahmen des hier definierten Dienstgebrauchs zu verwenden; in Papier- oder in elektronischer Form vorliegende Listen aus dem Verfahren müssen vor unberechtigten Zugriffen wirksam geschützt werden.

2.12 Bitte melden Sie sich ab, indem Sie auf den „Abmelden“-Link klicken. Sicherheitshalber sollten Sie Ihren Browser dann schließen. Lassen Sie den Browser nicht unbeaufsichtigt offen, wenn Sie noch angemeldet sind.

2.13 Sollten bei der Nutzung des Systems Probleme auftreten, bitten wir Sie um Rückmeldung per E-Mail an: servicedesk+tune(at)tuhh(dot)de.
Bitte verwenden Sie dabei einen möglichst aussagekräftigen Betrefftext.

2.14 Weitere allgemeine Informationen/Dokumentationen finden Sie direkt in der Anwendung unter "Benutzer-Iinformationen".

3. Notenverbuchung

Unter dem Menüpunkt „Leistungen“ erfassen Sie Noten für Prüfungen (schriftliche und mündliche) der Bachelor- und Masterstudiengänge sowie die Bewertung von Studienleistungen.

Wählen Sie den Menüpunkt „Leistungen“ und danach „Noten eingeben“:

Wählen Sie ggf. das aktuelle Prüfungssemester mit dem Zusatz "Termin 1". Sie erhalten dann die Liste der zu bewertenden Leistungen

Sie sehen Details zu jeder Prüfung/Studienleistung, wie z. B. den Prüfungstermin und -raum (nur sofern zentral geplant und schon ausgeplant), wer Erst- und Zweitprüfer/in ist und die Anzahl der zugelassenen Prüfungskandidaten.

Über das Stiftsymbol erhalten Sie die Übersicht Ihrer Prüfungen und Studienleistungen für die Notenverbuchung:

Für mündliche Prüfungen und Studienleistungen werden die Prüfungstermine nicht zentral geplant.
Wenn Sie Prüfungsergebnisse für eine Prüfung oder Studienleistung erfassen, die nicht mit einem Prüfungsdatum im System hinterlegt sind, gehen sie bitte folgendermaßen vor:

1. Da eine Erfassung des Prüfungsdatums für die weitere Verarbeitung notwendig ist, nutzen Sie bitte in diesen Fällen die Funktion “Excel-Export”, um die Noten zu erfassen. Bei diesem Schritt können Sie das Prüfungsdatum in der Exceltabelle eintragen.

2. Beim Import in TUNE wird das Prüfungsdatum übernommen. Ein direkter Eintrag in der TUNE-Maske ist derzeit leider (noch) nicht möglich.

Sofern Sie in der Liste eine Ihrer Prüfungen/Studienleistungen nicht finden oder Ihnen eine falsche Prüfung/Studienleistung zugeordnet ist, melden Sie sich bitte per E-Mail: servicedesk+tune(at)tuhh(dot)de.

Hinweise:

- Wenn Sie bei einer Prüfung/Studienleistung Erstprüfer*in oder Prüfer*in-Stellvertretung sind, können Sie Noten/Bewertungen eingeben. Als Zweitprüfer*in können Sie die Noten/Bewertungen nur einsehen.

- Sie werden ggf. Prüfungen/Studienleistungen mehrfach vorfinden.

Hierzu die folgende Erläuterung:

In TUNE gibt es manche Prüfungen, Studienleistungen und Module doppelt. Der Name kann teilweise identisch sein und dennoch ist die Abbildung in unterschiedlichen Elementen technisch oder rechtlich notwendig.

Im Altsystem SOSPOS musste die Abbildung der Daten "nur" so gut sein, dass das Prüfungsmanagement und die Generierung alle nötigen Bescheinigungen richtig funktionierte. Dies hat einigen Spielraum gelassen um Elemente wieder zu verwenden, auch wenn sich dort wesentliche Eigenschaften geändert haben. Zusätzlich wurden keine Optionalen Studienleistungen abgebildet.

Das neue System TUNE erlaubt den Studierenden viel genauere Einblicke in die abgebildeten Prüfungsordnungen. Aus diesem Grund ist es erforderlich, dass jedes Modul und dessen Unterelemente (Prüfungen oder Studienleistungen) mit den im Studienplan beschlossenen Werten übereinstimmen. Wesentliche Änderungen, also am Titel, dem Arbeitsaufwand oder der Zusammensetzung (ausgenommen Lehrveranstaltungen) eines Moduls bedingen daher, dass das Modul neu angelegt werden muss. Bei Prüfungen und Studienleistungen betrifft dies Titel und Aufwand aber auch die Form und Benotung. Ein neu abgebildetes Modul kann man daran erkennen, dass die Nummer mit einem “m” beginnt, bei Prüfungen mit “p” und bei Studienleistungen mit “vl”.

Für den Studierenden ist das Modul in der jeweiligen Variante, die in seinem Studienplan beschlossen wurde vorgesehen. Seine PO enthält nur das entsprechende Modul. Es kann aber vorkommen, dass eine ältere Kohorte das alte Modul und die neuen Kohorten das neue Modul bekommen haben, beide mit einer eigenen Prüfung. Aus diesem Grund kann es vorkommen, dass aus Sicht des Prüfers zu einem Prüfungstermin zwei Teilnehmerlisten vorliegen.

Die Neuabbildungen wird es auch zukünftig geben müssen, wenn wesentliche Änderungen im StudiengangsDesigner durchgeführt werden.

 - Symbolerklärungen erscheinen, wenn Sie mit dem Cursor über das Symbol „fahren“. Besonders wichtig ist das Stift-Symbol. Darüber erfolgt die Bearbeitung. Sobald das Stift-Symbol bei einer Leistung nicht mehr vorhanden ist, können Sie die Daten systemisch nicht mehr ändern. Sollte eine nachträgliche Korrektur einer Note erforderlich sein, teilen Sie die Änderung bitte dem Zentralen Prüfungsamt schriftlich mit.

- Wenn Sie eine Prüfung/Studienleistung ausgewählt haben, sehen Sie in der gelb unterlegten Zeile Grundangaben zur Prüfung/Studienleistung. Besonders wichtig ist die Bewertungsart. Hier erhalten Sie Informationen über die Notenskala und weitere buchbare Aktionen, wie z.B. “NER” für “nicht erschienen”. Neben der Bewertungsart “N” für Note gibt es “U” für unbenotete Prüfungen/Studienleistungen.

Hier sehen Sie die Ausprägungen der Bewertungsart „N“:

Als Bewertung ist eine Note oder ein Vermerk zu erfassen .

Achtung: Bei der Bewertungsart „N“ ist leider die Note 4,3 als mögliche Bewertung ausgewiesen. Diese ist gemäß ASPO in der geltenden Fassung nicht mehr zulässig. Sollten Sie irrtümlich die Note 4,3 verwenden, wird sie von Amts wegen auf 5,0 korrigiert.

Hier sehen Sie die Ausprägungen der Bewertungsart „U“:

Als Bewertung ist ein Vermerk zu erfassen.

Sie erfassen in der Spalte „Bewertung“ die Noten oder den Vermerk. Das Eingabeformat der Bewertungsart ist zwingend einzuhalten.

Danach speichern Sie die Daten - entweder unter- oder oberhalb der Liste.

Bei einigen Studierenden werden Sie in der Spalte „Meldungen“ folgenden Hinweis finden:

Der Studiengang der Leistung ist gesperrt. Bitte wenden Sie sich an das zuständige Prüfungsamt.

Der Grund hierfür ist z.B., dass das Studium bereits abgeschlossen oder endgültig nicht bestanden ist. Zur Verbuchung der Leistung muss das Curriculum durch das Zentrale Prüfungsamt entsperrt werden. Bitte wenden Sie sich an das zuständige Serviceteam im Zentralen Prüfungsamt.

- Wenn Sie nicht alle Bewertungen auf einmal verbuchen, speichern Sie den aktuellen Buchungsvorgang. Die Prüfung erhält damit den Noteneingabestatus „Eingabe läuft“. Weitere Bewertungen sind in anschließenden Buchungsvorgängen zu verbuchen. Alle gespeicherten Bewertungen sind den Studierenden veröffentlicht.

- Wenn alle Bewertungen verbucht sind, müssen Sie durch die Funktion „Eingabe abschließen“ die Eingabe für die jeweilige Prüfung/Studienleistung beenden.

Bitte bestätigen Sie dann die Sicherheitsabfrage zum Abschluss der Eingabe.

Ab jetzt können Sie die Noten systemisch nicht mehr ändern. Sollte eine nachträgliche Korrektur einer Note erforderlich sein, teilen Sie die Änderung bitte dem Zentralen Prüfungsamt schriftlich mit.

Achtung: Als letzten Schritt müssen Sie für jede Ihrer abgeschlossenen Prüfungen/Studienleistungen eine Notenliste ausdrucken (siehe Nr. 3.7), hinsichtlich Zweitprüfer/in ergänzen, unterschreiben ggf. auch Zweitprüfer/in und an das Zentrale Prüfungsamt senden.

Spätere Notenänderungen z.B. durch die Klausureinsicht müssen Sie dem Zentralen Prüfungsamt schriftlich mitteilen. Die Notenänderung erfolgt durch das Zentrale Prüfungsamt.

Ergebnisse von mündlichen Ergänzungsprüfungen geben Sie nicht in TUNE ein. Sie erfassen ausschließlich das Ergebnis der schriftlichen Prüfung. Das Ergebnis der mündlichen Ergänzungsprüfung melden Sie mit dem üblichen Prüfungsprotokoll an das Zentrale Prüfungsamt, welches dieses bucht.

- Der Ausdruck der Liste erfolgt über den Menüpunkt „Auftrag ausführen“. Außerdem können Sie an dieser Stelle auch eine E-Mail an die Teilnehmer/innen versenden.

Nachdem Sie „Notenliste“ gewählt haben öffnet sich ein Bearbeitungsfeld. Zum Ausdruck wählen Sie „Start“.

Achtung: Bitte ergänzen Sie die ausgedruckte Notenliste hinsichtlich Zweitprüfer/in, unterschreiben Sie und ggf. der/die Zweitprüfer/in und senden Sie die Notenliste an das Zentrale Prüfungsamt.

4. Im- und Export von Listen

Wenn sehr viele Studierende an Ihrer Prüfung teilgenommen haben oder Sie das Prüfungsdatum erfassen müssen, bietet es sich an, die Daten in eine Excel-Tabelle zu exportieren, dort die Bewertung zu erfassen und dann wieder zu importieren.

Der Export der Prüfungsdaten in eine Excel-Tabelle wird durch das Anklicken des Buttons „Excel-Export“ ausgelöst.

Daraufhin erscheint ein Dialogfeld und Sie werden gefragt, ob Sie diese Datei öffnen oder speichern möchten. Speichern Sie die Liste. Verändern Sie dabei nicht den Namen der Datei, da sie sonst nicht mehr korrekt in TUNE importiert werden kann. 

Die Excel-Datei kann lokal gespeichert und bearbeitet werden. Die gespeicherte Excel-Tabelle kann anschließend von jedem auf den Speicherort Zugriffsberechtigen geöffnet und bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass Sie sämtliche heruntergeladenen Kandidatenlisten, gleich in welcher Form, gemäß Datenschutzvereinbarung umgehend wieder von Ihrem Rechner bzw. von Serverlaufwerken löschen müssen.

Eine exportierte Excel-Tabelle weist beispielhaft folgende Form auf:

In der Excel-Datei dürfen Sie lediglich Eintragungen in der Spalte „Leistung“ und ggf. in der Spalte „Prüfungsdatum“- wenn dies von Ihnen nachzutragen ist - vornehmen. Alle anderen Änderungen (wie z.B. das Verschieben von Spalten, Hinzufügen oder Löschen von Zeilen oder Spalten, Eintragungen in anderen Spalten) im Bereich zwischen „startHISsheet“ und „endHISsheet“ sind unzulässig. D.h., die ursprüngliche Exportstruktur mit allen Datensätzen darf nicht verändert werden. Sie können aber Zeilen bzw. weitere Tabellen am Ende (nach dem „endHISsheet“) anfügen, denkbar wäre das für Notizen in der Excel-Datei. Diese werden nicht mit importiert.

Wenn Sie alle Noten eingetragen haben, speichern Sie die Änderungen. Sie können nun die eingetragenen Daten in TUNE importieren.

Wichtig:

-  Bitte speichern Sie die Excel-Datei nur unter dem Originalnamen, da sonst später der Import verweigert wird.

-  Noten müssen gemäß Bewertungsart im Format z.B. 2,3 verbucht werden. Über einen Link in der Spalte „Bewertungsart“ (in der Online-Funktion) können Sie sich informieren, welche Noten und Vermerke als Eingaben erlaubt sind.

5. Weitere Informationen zum System

- Ein Tipp für lange Listen: Im Standard werden 20 Datensätze pro Seite angezeigt. Bei langen Listen können Sie die Zahl bis auf 300 hochsetzen.

 - Unter dem Menüpunkt „Klassenspiegel“ finden Sie die Notenverteilung der jeweiligen Prüfung. Der Klassenspiegel wird erst ab 25 Prüfungsleistungen ausgewiesen.

 - Details zur Ihrer Prüfung/Studienleistung finden Sie über das Lupen-Symbol.

 - Den zentral geplanten Prüfungstermin inklusive Raum - sofern schon geplant - finden Sie auf dem Reiter „Parallelgruppen/Termine“.

 - Welchen Studiengängen die Leistung zugeordnet ist, finden Sie auf dem Reiter „Module/Studiengänge“.

7. Versand von E-Mails

- Versand von E-Mails an angemeldete Studierende unter dem Reiter „Leistungen“

Unter dem Menü „Auftrag ausführen“ können Sie eine E-Mail an alle Teilnehmer*innen senden.

Es öffnet sich dann eine Maske, in der die Absendeadresse bereits durch die eigene E-Mail-Adresse vorbelegt ist. Falls gewünscht, kann eine separate Rückantwortadresse eingegeben werden. Der Versand wird über den Menüpunkt „Ausführen“ unten links gestartet.

 Alternativ können Sie über den Reiter „Lehrorganisation“ E-Mails an die Prüfungsteilnehmer*innen versenden.

 - Versand von E-Mails in der Rolle „Prüfer*in“ unter dem Reiter „Lehrorganisation“

Für den Versand von E-Mails an angemeldete Studierende gibt es zwei Optionen.
Bitte nutzen Sie unter „Lehrorganisation“ und „Meine Veranstaltungen und Prüfungen“ den Reiter „Prüfungen“. Dort wird unter dem Personensymbol die Liste geöffnet.

Mit der Funktion „Tabelle anpassen“ kann die Anmeldeliste konfiguriert werden.

Mit der Funktion „E-Mail schreiben (mit dem lokalen E-Mail-Programm)“ können Sie aufgrund der Konfiguration der TU-Mail-Server maximal 200 E-Mails in einem Auftrag versenden. Es öffnet sich dann Ihr lokales E-Mail-Programm.

Mit der Funktion „Serien-E-Mail an alle Veranstaltungs-Teilnehmer“ wird die E-Mail in TUNE generiert. Eine Begrenzung der Personenanzahl besteht hier nicht.

Wenn Sie Rückantworten der Studierenden wünschen, geben Sie bitte unter „Rückantwortadresse“ Ihre E-Mail-Adresse an.

Wenn die E-Mail erfolgreich versendet wurde, erfolgt eine Bestätigung.